Ricoh knowledge center

Paperless office: minder administratieve rompslomp, meer focus op core-business

Hoewel “paperless office” ooit de marketing slogan van IBM was, is het nog niemand volledig gelukt om echt papierloos te zijn. Er wordt echter wel voortgang geboekt. Het nieuwe werken als trend bijvoorbeeld, heeft een duidelijke invloed op de bevordering van paperless werken.

 

Herken je inefficiënte, tijdrovende en vervuilende papierverbruikers zoals het uitprinten van een offerte, deze tekenen (al dan niet door de daarvoor bevoegde persoon), weer inscannen en per e-mail versturen? Of; het bijhouden van papieren archieven waar nooit meer een medewerker naar kijkt, omdat het toch al (deels) digitaal is opgeslagen? Paperless werken helpt bedrijven om processen en activiteiten efficiënter en effectiever in te richten en uit te voeren. Processen worden een stuk minder foutgevoelig, de administratieve last neemt af en als bonus stijgt de productiviteit van de medewerker. De meeste bedrijven geven duidelijk de voorkeur aan focus op de core-business in plaats van het pleasen van de eeuwige papierwinkel.

 

Door paperless werken als digitale oplossing toe te passen, wordt informatie altijd en overal, op ieder geautoriseerd device beschikbaar – waar en wanneer je het maar nodig hebt. Een belangrijk onderscheid vergeleken met traditionele “normale” systemen toont zich in de vorm van het invoeren en opslaan van gegevens. Je wilt niet dat gebruikers extra tijd kwijt zijn aan het veelvuldig op verschillende manieren opzoeken van documenten, spreadsheets en data. De paperless office zorgt ervoor dat deze gegevens binnen handbereik zijn en binnen maximaal enkele handelingen zijn op te roepen.

 

De eerste stap naar papierloos werken is de MFP, ofwel het MultiFunctioneel Product. Dit is een apparaat dat de functionaliteit van een printer, kopieermachine, fax en scanner combineert. Het papierloze komt voort uit de digitale invoer, doorvoer, uitvoer en het beheer van informatie. De MFP kan daarbij helpen door het ondersteunen van de volledige informatiestroom – zo verdwijnt de noodzaak van het aanschaffen, onderhouden, bedienen en beheren van meerdere verschillende apparaten. De geïntegreerde functionaliteit van de MFP zorgt ervoor dat er maar één ‘loket’ is waar papieren informatie de bedrijfssystemen in en uit gaat. De printerparken kunnen worden samengevoegd waardoor er veel meer controle en overzicht ontstaat. Deze stap leidt hierdoor direct tot een significante kostenbesparing en efficiëntere verwerking en beheer van informatie binnen het bedrijf.

 

Hoewel veel bedrijven al grote stappen maken – door MFP’s of het gebruik van bijvoorbeeld tablets -volledig paperless werken is momenteel nog een utopie. Voorlopig zal het niet lukken om volledig zonder papier een bedrijf te runnen, maar je kunt wel paper less gaan werken door het gebruik van papier zoveel mogelijk te vervangen door slimme digitale oplossingen. Het werkt niet alleen kostenbesparend vanaf de eerste stap, maar je werkt ook nog eens efficiënter en duurzamer.

 

Zet de eerste stap naar een paper less office en leg de focus weer op wat echt belangrijk is: jouw core business.